LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS

Para que un documento público emitido en el extranjero surta sus efectos jurídicos en México y viceversa, es necesario que se encuentre legalizado. La legalización de documentos públicos tiene por finalidad certificar la autenticidad de la firma que ostenta el documento, del sello y la calidad en que el signatario del mismo haya actuado. La legalización nada tiene que ver con el contenido del documento, sino con aspectos externos de él.

Actualmente en México existen dos sistemas de legalización de documentos públicos :
1) El consular, se conoce también como sistema de legalización tradicional, sucesiva o en cadena; y 2) El de apostilla, se conoce también como apostillamiento.

Este último procedimiento de legalización tiene su fuente en la Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, celebrada con motivo de la sesión de trabajo de la Conferencia de Derecho Internacional Privado, en La Haya, el 5 de octubre de 1961 . Por tener su origen en un tratado internacional, sólo es aplicable para los países que forman parte de esa Convención, a la que pertenecen actualmente 91 países. La Convención que se comenta no suprime el requisito de legalización, sino que lo reemplaza por otro procedimiento que tiene la cualidad de la simplicidad y que comentaremos más adelante.

El procedimiento de legalización consular, sucesiva o en cadena, es aplicable a los países que no forman parte de la Convención.

Se piensa, equivocadamente, que el sistema de legalización consular fue sustituido por el de apostilla, esto no es así, pues el primero de ellos continúa vigente y se aplica a los países que no forman parte de la Convención de la Haya.

El documento público emitido en el extranjero que pretenda desplegar sus efectos jurídicos en territorio nacional debe estar legalizado por el sistema consular o de apostilla, según sea el caso. Si no está legalizado no se le puede conceder valor probatorio y, por lo tanto, no es apto para justificar lo que con él se pretende.

Sistema de Legalización Consular, Sucesiva o en Cadena

Este sistema de legalización consiste en que los documentos públicos mexicanos que se pretende surtan efectos legales en un país que no forma parte de la Convención, deben contar con una serie de legalizaciones de distintas autoridades que van enlazadas una de otra, de tal manera que si una de ellas no se hace, el documento no estará legalizado.
Este procedimiento comprende cuatro pasos, los cuales comentamos enseguida, partiendo de que el documento a legalizar es un instrumento notarial.
Primer paso: La Secretaría de Gobierno de la entidad federativa donde ejerce sus funciones el notario verifica la autenticidad de la firma y sello del notario. Tratándose de un notario del Distrito Federal, esta función corresponde a la Oficina de Asuntos Jurídicos y Notariales de la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal.
Segundo paso: La Secretaría de Gobernación comprueba y da fe de la autenticidad de la firma del funcionario de la Secretaría de Gobierno del Estado que legalizó el documento, o bien, del funcionario del Gobierno del Distrito Federal, según sea el caso.
Tercer paso: La Secretaría de Relaciones Exteriores verifica que la firma del funcionario de la Secretaría de Gobernación sea auténtica.
Cuarto paso: Por último, el documento se legaliza en el consulado o representación diplomática del país destinatario acreditada en México, donde se certifica la firma del funcionario de la Secretaría de Relaciones Exteriores.
Como se puede apreciar, llevar a cabo este procedimiento de legalización en cadena o sucesiva, resulta lento, complejo y oneroso para los interesados, ya que el tiempo de este proceso es de tres a cuatro semanas, y en cuanto a las erogaciones económicas que el mismo origina, estímelo usted y tome en cuenta en ello las distancias que tiene que recorrer para lograrlo y el pago de los correspondientes derechos. Sin duda este procedimiento frustra la agilidad que exigen las condiciones actuales del comercio internacional.
Los documentos extranjeros provenientes de países que no hayan suscrito la Convención y que se pretende surtan efectos jurídicos en México, deberán contar con las legalizaciones que su país de origen exige y estar legalizado por la oficina consular mexicana acreditada en el país donde se emitió el documento.

Sistema de Legalización por Apostillamiento

Tiene su origen en la misma Convención y está diseñado para simplificar la serie de formalidades que se venían observando al legalizar un documento público que surtirá efectos jurídicos en un país distinto. Ya se vio que la legalización sucesiva o en cadena origina inconvenientes que afectan las relaciones internacionales y su complejidad crea dificultades que se traducen en constantes quejas ocasionando a los interesados elevadas erogaciones y pérdidas de tiempo que lastiman sensiblemente la agilidad de la actividad mercantil internacional.

La Convención reconoce que la institución de la legalización satisface una función jurídica específica de carácter probatorio y, por lo tanto, estimó que no era prudente eliminar esta institución ya que se privaría a los interesados de contar con un documento auténtico, razón por la cual no suprimió el requisito de la legalización sino que la reemplazó por otro procedimiento, el cual, por una parte, asegura al portador del documento el efecto deseado en cuanto al valor probatorio y, por otra, no complica el procedimiento mediante el cual se verifica la autenticidad de origen, ya que la nueva formalidad tiene la cualidad de su simplicidad.

El proceso de legalización adoptado en esta Convención será aplicable a los países que forman parte de ella, de tal manera que las naciones que no estén integradas en este tratado deberán aplicar su sistema consular o tradicional de legalización.

Esta Convención sustituye la legalización sucesiva o en cadena por una sola certificación o apostilla que es adherida al documento por las autoridades del país en que fue expedida.

La apostilla consiste en certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello que el documento calce.

El formato de la apostilla se encuentra diseñado por la propia Convención, de tal manera que los países que integran la misma deben respetar el modelo creado para el efecto, que deberá contener las siguientes:

Características

1) Nombre del país que expidió el documento;
2) Nombre y calidad de la persona que firmó el documento; si éste ostenta sello, la autenticidad del mismo;
3) Lugar y fecha;
4) Autoridad que la emite;
5) Número de certificado que le corresponde;
6) Sello y firma de la autoridad que la emite;
7) Deberá redactarse en el idioma oficial del país que la expida. Sin embargo, si se cree conveniente podrá también expedirse en una segunda lengua;
8) Debe ostentar en su lado izquierdo el escudo nacional;
9) Deberá utilizarse papel blanco y de preferencia que sea de seguridad;
10) La palabra apostilla deberá siempre utilizarse en idioma francés -apostille-; y
11) Deberá efectuarse sobre el cuerpo del mismo documento, y de no contar con espacio suficiente, se podrá adherir al mismo.


La Convención establece los requisitos que deben cubrirse para que la autoridad competente expida la apostilla. Estos requisitos son los siguientes:
Primero: Se expedirá a petición del portador del documento, por lo que no es necesaria la presencia del titular del mismo.
Segundo: No podrá ser expedida en documentos administrativos que se refieran a una operación mercantil o aduanal, tampoco en documentos emitidos por agentes diplomáticos o consulares.
Tercero: No podrá expedirse si el documento presenta borraduras o enmendaduras.
Cuarto: No deberán apostillarse documentos cotejados por notario público. En los casos en que sea necesario se debe apostillar el documento original o la copia certificada expedida por la autoridad que originalmente tiene facultad para hacerlo. Ejemplo: Actas del Registro Civil.
El artículo 6 de la Convención señala que cada país contratante designará a las autoridades competentes para expedir la apostilla, lo cual notificará al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión a la Convención. También notificará cualquier modificación en la designación de las autoridades.
En México se presentan varios supuestos para expedir la apostilla. Ésta procede en documentos públicos federales, documentos públicos estatales y documentos públicos del Gobierno del Distrito Federal.


Las autoridades mexicanas competentes para expedir la apostilla son las siguientes:
Primero: Los documentos públicos federales que se expidan en los estados de la República, deberán ser apostillados por la Delegación Estatal de la Dirección General de Gobierno de la Secretaría de Gobernación del lugar donde se expida el documento.
Segundo: En los documentos públicos federales emitidos en el Distrito Federal, la autoridad competente para expedir la apostilla será la Dirección General de Gobierno de la Secretaría de Gobernación.
Tercero: En los documentos públicos estatales el apostillamiento estará a cargo de la Secretaría de Gobierno del Estado donde se emitió.
Cuarto: Los documentos locales expedidos por las autoridades del Gobierno del Distrito Federal serán apostillados por la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Distrito Federal.

Apostillado el documento podrá ser presentado en el país donde vaya a surtir efectos jurídicos y no será necesaria la legalización de ninguna otra autoridad mexicana, como se exige en el proceso de legalizaciones sucesivas o en cadena, o sea, que no se requerirá la legalización de la Secretaría de Gobernación, de la Secretaría de Relaciones Exteriores ni tampoco de la representación diplomática o consular acreditada en México del país donde surtirá efectos jurídicos el documento.

Países que Forman Parte de la Convención

Notaría Pública 44
Not. Fernando Antonio Cárdenas González
Abasolo 1028 Oriente Col. Centro
C.P. 27000 Torreón, Coahuila Mexico
871 718-91-00 871 713-34-78
871 718-18-08

Directorio Especializado en Notarios México